春は、生活環境が変わって、今まで通りの生活リズムを変えざるを得ないという人や、仕事内容が変わったり新しい仕事が増えたりで、より時間管理やタスク管理の必要に迫られている、という人が多い季節です。
予定を立ててもその通りに終わらない、仕事がなかなか進まずいつも締め切りに追われてしまう、そんな悩みがある人もいるかもしれません。
できたら、できるだけ効率よく、一番効果の出る方法で新しい生活リズムや仕事のこなし方を見つけたいですよね。
そこで今回は、先延ばしや時間の無駄遣いを０にする、仕事ができる人の行動記録管理法をご紹介します。
この方法が向いている人
- 予定管理や時間管理、タスク管理が苦手な人
- 先延ばしグセを直したい人
- 生活のリズムが変わった人
- １日や１週間のバイオリズムを把握したい人
- 自分の理想の時間の使い方を考えたい人
- バーチカルの使い方を知りたい人
「行動記録」とは？
行動記録とは、自分の日々の行動や活動を記録することです。ただただやったことをそのまま正直に書いていくだけ、なにも難しいことはありません。
ポイントは「この時間帯はこんなことをして過ごした」という行動内容を時間軸に沿って残していくこと。時間と内容をセットにして書き、それを一覧化することで行動がわかりやすく「可視化」されます。
「行動記録」を書くメリット
「行動記録」を書くことには、こんなメリットがあります。
１，自分の時間の使い方が見える化できる
私達は日々「なんとなく」やっている時間というものがたくさんあります。朝起きて顔を洗ってご飯を食べて…という習慣も、スマホを見出したらあっという間に１時間経っていたというものも「無意識に」時間を使っている例です。
行動記録を書くことで、自分がどんなことにどれだけの時間を使っているのか、可視化することができます。それによって、無駄に使っている時間を見つけることができ、重要なタスクなどに時間をあてることができるようになります。
２，１日や１週間のバイオリズムがわかる
行動記録をつけると、「午前中は集中できたけど、午後はいまいち」「月曜日はなんだか調子が悪いらしい」といった自分のバイオリズムが分かるようになります。リズムが分かると、それに合わせた予定を立てることができるようになります。集中力が高まりやすい時間にちょっと難しいと感じる仕事を入れて、そうでないときは簡単に終わる仕事を入れるなど、効率的なスケジューリングが可能になり、先延ばし癖を改善するのにも役立ちます。
３，時間管理とタスク管理がうまくなる
仕事ができる人は「時間管理」と「タスク管理」が上手です。時間管理が上手な人は「主観的な」時間の流れと「客観的な」時間の流れのズレがほとんどありません。行動記録を書くことで、「主観的な」時間と「客観的な」時間のズレを認識できるようになります。
また、タスク管理が上手な人は、作業ごとにかかる時間の把握が正確です。仕事がなかなか終わらない、時間が足りないという人は、実際にかかっている時間が自分の想定した時間を大幅に超えていることがよくあります。行動記録を書くことで、主観的な時間と客観的な時間のズレを少なくし、タスクにかかる時間を正確に把握することで、時間管理とタスク管理の質がぐっと良くなります。
４，成長を実感できる
行動記録を書くことで、自分がどのくらいの時間どのようなことをしているのかに意識を向けるようになります。すると、自分の行動や時間への感覚が鋭くなり、次、同じような行動をするときに意識が強く働くようになります。それによって、無意識に行われていた良い習慣や行動ははさらに良くなり、悪いものは改善していきます。
また、行動記録をもとに、できた原因やできなかった原因を分析することで、改善方法が明確になることもあります。つまり、行動記録を書くことで、目標達成率が高まり、１日の行動に対する達成感が得られやすくなります。
「行動記録」の書き方とポイント
では「行動記録」を書いていきます。
①週間バーチカル、ペン、お好みで定規を用意します。
週間バーチカルとは見開き1週間で、横に日付、縦に1日の時間軸が書いてあるものです。 今回は『2024年Q2（４月/５月/６月）週間バーチカル』を使用しています。こちらは24時間軸で平日と土日祝日の幅が均等になっているので、どんなライフスタイルの方にも適しています。ペンはジェットストリーム0.5黒を使用しています。
「一度試しにやってみたい」という場合は、こちらをどうぞ。
②以下のように、１日の行動を記録していきます。
やった時間に線を引いて内容を記入する
行動記録は「時間」と「内容」がセットであることが重要です。やった時間は「線」で、内容は「言葉」で記録しておきます。
こまめに記録する
「時間を取って後からまとめてかけばいいや」はNG。絶対に忘れてしまいます。できるだけ、行動が終了したときに書きましょう。週間バーチカルに書き込むことができなければ開始時間と終了時間と内容を、スマホやメモ用紙に書いておき、後で週間バーチカルにまとめましょう。
簡潔に書く
何をやったかは、簡潔に書いてください。そもそも週間バーチカルには、書くスペースがあまりありません。仕事なら「メール返信」「TEL応対」「〇〇資料作成」「打合せ」プライベートなら「掃除」「スマホゲーム」「SNSチェック」程度でOKです。
10分～15分単位で書く
数分単位で書く必要はありません。実際は「13時23分～14時48分」だとしても「13時20分～14時50分」で書きましょう。バーチカルに線を引くときも「だいだいこのあたり」で大丈夫です。神経質にならず、ぱっと見たときに「これだけの時間にこれをしていた」と感覚的に分かることが大切です。
③１日分を見返す
１日分の行動記録ができたら、それを見返してみましょう。記入できていない時間があれば、思い出して書き込みます。それぞれの内容やそれにかかった時間が、自分にとって納得や満足のいくものかどうか、考えてみます。
「スマホばっかり触ってるな」「ミーティングの時間が長すぎる…」「この仕事にこんなに時間かけてたんだ」などなど。納得や満足がいかない場合は、どうしてそうなってしまったのか、本当はどうしたかったのか考えてみましょう。そうすることで、次の日の行動が変わってきます。それらをメモをしておくのもおすすめです。その場合は、ペンの色を変えて書くとわかりやすくなりますよ。
④１週間分を見返す
１週間分の行動記録ができたら、１日を振り返りともに見返してみましょう。「午前中のほうが仕事がはかどるな」「ミーティングのあとは疲れがち」など調子がよかったとき、悪かった時、自分の行動の傾向などです。そして、次週以降はどのようにすればいいのか、どうしていきたいのか考えます。メモしながらやると、考えがまとまりやすくなりますよ。
予定を立ててもそれ通りに動けない、思ったより仕事や家事に時間がかかってしまう、という方には「行動記録」はぜひとも取り入れてほしい方法です。予定管理や時間管理、タスク管理に取り掛かる前に、自分がどのように時間を使っているかや感じているかを、見極めてみてくださいね！
