「気づいたら週末になってた…」をなくす!週間バーチカルで絶対に計画倒れしない1週間の計画を立てる方法・前半

この記事はこんな人にオススメ

「バーチカルってなんか良さそうだけど、いまいち使い方が分からない」

「予定管理以外のバーチカルの使い方を知りたい」

「なんやかんやで気づいたらあっという間に1週間が過ぎている」

「自分がいつ何をしていたかよく覚えていない(くらい余裕がない)」

大人が整うノート、 今回は『週間バーチカルで絶対に計画倒れしない1週間の計画を立てる方法・前半』です。

週間バーチカルというのはこういうのですね。

バーチカルというのは、「縦」とか「垂直」とかいう意味で、このように1日の時系列が縦方向に並んでいるものをいいます。

アポイントや会議など「開始時刻」や「時間の長さ」が決まっているお仕事が多い方が、スケジュール管理によく使っているレイアウトです。
それもあってか、周りから「仕事できそう!」「使ってみたい!」「なんかかっこいい!」とよく言われますが、実際に使うとなると「月間ページで事足りちゃう」とか「書くことがない」となりやすいレイアウトでもあります。

私自身は、時間が決まっている仕事もありますが、ブログを書くなど「いつやってもいい仕事」も多くあります。

ですので、私は、この週間バーチカルで予定管理をしていません。なにをしているかというと、主に「1週間の計画」と「毎日の記録」として使っています。

今回はその「1週間の計画」の部分の使い方をご紹介します。

目次

どうして「1週間の計画」を立てるの?

そもそも「計画」とは「物事を行うに当たって、方法・手順などを考え企てること。また、その企ての内容。もくろみ。はかりごと。企て。プラン。(広辞苑より)」のことです。

「計画を立てる」と聞くと、それだけで「めんどくさいな」と思う方もいるかもしれませんが、そんなに難しく考えなくていいです。ぶっちゃけ「計画を立てる=やることを決める」ただそれだけのことです。

うどんが食べたいな、と思ったときに、うちで作るか、買いに行くか、お店に食べに行くか決めますよね。で、例えば「食べに行く」って決めたら、「どこに」「どうやって」行くか考えるはずです。これが「計画」です。こんなこと、誰もが日々やってますよね。

計画を立てるメリット、というか最大の目的は「いちいち考えなくてすむ」ことだと私は考えています。

なにかを「決める」のって、頭も使うし、体力も使います。誰かが決めてくれたことを何も考えずにやるのって、実は楽チン。マニュアルをイチから作るのは大変だけど、マニュアル通りに動くのは、そんなに大変じゃない、みたいなことです。

自分を動かすのに、その時々で「考えて」「決めて」「行動して」やるよりも、まとめて「考えて」「決めて」その場になったら、ひたすら「行動する」方が楽だし、実はムダもなくて効率的。

自分で計画したことを自分でやるだけなので、後から変更したって、誰にも文句言われませんから、ガンガン変えてしまえばいいんです。

計画を立てて指示を出す管理職とそれを実行する現場、両方がちゃんとそれぞれの仕事をして、その上でうまく連携できていれば、仕事はサクサク進む、それと同じです。

それの両方の役割を、自分が週間バーチカルを使ってやる、みたいな感じ。

結果、時間を上手につかえて、やるべきこともやりたいこともできるようになる。精神的にも体力的にも余裕が出てくる。という好循環が生まれます。

計画を立てるのが苦手、立ててもできない人はどうすればいい?

計画を立てるのが苦手、もしくは、立ててもそれ通りにできない、という人は結構いると思うのですが、多分それは、計画通りにできる計画の立て方を知らないか、自分に合っていない方法をやってしまった結果です。

「ガチガチに計画を立てている」とか「立てた限りは絶対にそれをやらなきゃいけない」とか、真面目に考えすぎ(第3視点に多い)。

あとは、「逆算思考」が苦手な人にも、計画をたてるのに苦手意識を持っている人ですね(第1視点と第2視点に多い)。

視点についてはこれを読んでください。

逆算思考についてはまたどこかでお話したいと思います。

計画は、長期になればなるほど立てるのも行動するのも難しくなります。かといって3日とかで考えると、今度は融通がきかなくなる。計画通りに進むことなんて、まれですからね。

ということで、私は「計画は1週間単位」で立てることに落ち着きました。

ぜひ、「どうも無理な計画を立てがち」な第3視点強めな方も、「逆算思考ってなんですか」な第1視点や第2視点の方も、一度試してみてください。

週間バーチカルで1週間の計画を立てる、2つのステップ

これは実際に私が使っている、見開き2ページ1週間、時間軸は24時間のものです。サイズはA5(見開きでA4サイズですね)。

バーチカルを使うようになって、10年以上経ちますが、毎週月曜日に、これからご紹介する方法で計画を立てるのが、習慣になっています。

写真は2022年6月のもの。毎月、柄違いで自作しています。いろいろ手帳を使った結果、自作に落ち着きました。同じものを使いたい場合は、下のリンクをご覧ください。

週間バーチカルのテンプレートを手に入れる

「ちょっと書いてみたいだけだから、1ヶ月分はいらないよ」という方は、下に日付フリーのバーチカルもご用意してありますので、読み勧めていってください。

もしこの記事をご覧頂いたときが、週末に近い場合は、来週のことを考えてみるといいと思います。ご自分の都合に合わせてやってみてください。

週間バーチカルで1週間の計画を立てるには2つのステップがあります。

① その週のタスク(やること)を洗い出す

② バーチカルに書き込む

今回は①の「その週のタスク(やること)を洗い出す」をやります。

実際にやってみよう

下書きで「今週のタスク」をとりあえず全部出す

バーチカルで「計画」を立てるのは、週に1回です。私は、月曜日の仕事が始まる前にいつもやっていますが、自分がやりやすいときにやればOKです。

【用意するもの】
・1週間分のバーチカル
・メモ用紙
・ペン
 メモ用紙は、下書き用なのでノートやA4用紙など何でもOKです。

今回は日付フリーA4サイズの週間バーチカルを使って説明していきます。使用する週間バーチカルのテンプレートはこちらから無料でダウンロードできますので、一緒に書きながらやってみてくださいね。

いきなりバーチカルに書き込んでもいいんですが、書いているうちにぐちゃぐちゃになってしまうこともあるので、まずはメモ用紙に下書きをするのをおすすめします。

まず、メモ用紙に「今週やること」を書いていきます。私は「仕事」と「プライベート」を分けて書くのが一番書きやすいので、そうしていますが、思いつくまま書いていっても問題ありません。

ここで注意したいことが3つあります。

① 手を止めずに集中して考えること。

字が汚くても、後でバーチカルに転記するので自分が読めれば大丈夫です。ある程度集中しないと、なかなかやることって思い出せないんですよね。

② 今週のタスクだけ書く、つまり「今週中に終わらせるべきこと」だけを書くこと。

やっている時に来週以降のものを思いついたら、別の紙に書いておくなどしておきます。ここであれもこれもと書いてしまうと、忙しい感覚に陥って焦ってしまって、計画倒れしてしまうことがよく起こります。

③ 内容はざっくり

1週間で終わらせる事という単位で書いてください。
例えば、「保険の解約」だと、インターネットで解約申込書を申し込む→送られてきたら記入→郵送するという流れになります。けれども、ここでは「保険を解約する」という感じでオッケーです。

これで、今週のタスクがすべて出ました。

必要な時間を見積もる

次はそれぞれのタスクを消化するのに必要な時間を分単位で記入していきます。

ここでのポイントは

余裕を持って時間設定する

ことです。

例えば、「8月テンプレート」というタスクに、実際には、大体1時間、60分ぐらいかかるとします。

ですが、ここでは、時間をゆとりを持って設定しておきます。実際にかかる(と思われる)時間の1.2倍から1.5倍ぐらい(これだと90分くらい)を目安に書いてみてください。

「自分がこのくらいでできるだろう」と想定する時間は、ほとんどの人が「短く」設定しがちです。慣れてくると予想した時間と実際にかかる時間の差が小さくなってきます。

いくつかの過程に分けられるタスクについては、全ての事にかかる時間を書いてください。「保険の解約」なら、実際に動く時間は「インターネットで申し込みする時間」と「解約書を記入する時間」それから「郵送する時間」が必要ですが、「郵送する時間」については、外に出たときのついでにポストに入れるだけなので、あえて時間を換算する必要はありません。

タスクすべてに、必要な時間が入ったらそれを全部合計します。

これで、「今週のタスクを消化するのに必要な時間」というのが見えてきたと思います。思ったより多いのか、思ったより少ないのか、ここは人によってかなり違うところですね。

これで今週のタスクが決まりました。

まとめ

週間バーチカルで1週間の「計画を立てる=やることを決める」最大の目的は「いちいち考えなくてすむ」ことです

週間バーチカルで1週間の計画を立てるには手順は以下の通りで、今回は「①その週のタスク(やること)を洗い出す」をやりました。

① その週のタスク(やること)を洗い出す

下書きで「今週のタスク」をとりあえず全部出す

必要な時間を見積もる

次は出したタスクを、実際に

② バーチカルに書き込む

をしていきます。

田代 真理
Mari Coaching Room 代表
メンタルコーチ。コーチ歴15年、手帳歴18年。「3つの視点」にフォーカスした自分と周囲を変革するための独自メソッド1on1プログラム「3つの視点コーチング™」と手帳を使ったセルフコーチング・自作テンプレート「大人が整うノート」を提供中です。
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