紙の手帳とスケジュール管理アプリ、どっちがいいの?それぞれのメリット・デメリットを比較解説

この記事はこんな人にオススメ

「スケジュール管理をしたいけど、紙の手帳を買うべき?」

「紙の手帳を使っていたけど、スマホでできたら便利かも」

「紙の手帳とスケジュール管理アプリ、私にはどっちが使いやすい?」

コロナ禍の影響にあったここ数年、多くの企業がオンライン業務やグループウェアを導入したおかげで、仕事の予定管理はパソコンやスマートフォンで行っているというかたが一気に増えました。プライベートでもスケジュール管理アプリを使っている、もしくは使いたいと思っている方も増えてきています。

一方で、昔ながらの紙の手帳も根強い人気です。コロナ禍でお家時間が増えたことで、書くことや文房具そのものに注目が集まっています。

今回は、紙の手帳とスケジュールアプリ、それぞれのメリット・デメリットを比較しながら、どちらをどう選べばいいかを解説します。

目次

紙の手帳のメリット・デメリット3つ

まずは紙の手帳にメリット・デメリットについて見ていきましょう。「紙の手帳を使いこなしている人=仕事ができそう」と思うかたが多いようですが、実際その傾向はあるように思います。今まで私が出会ってきたいわゆる「できる人」は、ほとんどの方が紙の手帳を使っていました。

手帳を使っていないから仕事ができないということでは全くありませんが、仕事の出来を良くする要因と、紙の手帳のメリットが直結していることが多いのもまた事実です。

では、紙の手帳のメリットを見ていきましょう。

手で書くことで頭が冴える

パソコンやスマートフォンと紙の手帳の一番大きな違いは、文字を「入力する」のか「手を使って書く」のかです。

仕事でも、手書きで書類を作ったりすることは、昨今では、ほぼなくなってきています。手書きで何かするとしたら、メモ程度でしょうか。

人の脳は「書くこと」で活性化するといわれています。ブラインドタッチや決まった選択肢から言葉を選んで入力するのとは、全く別ものです。

ですので、同じ内容を書くのでも、手書きの方が、頭の中の整理ができる、アイデアが出やすい、他の問題を見つけられるなど、思考を深めやすく、仕事の質を左右する、多面的に物事をみる力や本質を見抜く力や、自分を深く内観したり客観視する力が養われます。

「線と面」での時間・タスク管理ができる

紙の手帳がデジタルツールより断然優れている点は「長い時間の幅を感覚的につかめる」ということです。

どういうことか、例を上げて説明します。

腕時計には、デジタルとアナログがあります。デジタルはひと目で「今、何時か」が秒単位まで目に飛び込んでくるのに対して、アナログはしっかり見ないと分かりません。逆に「今から○時間○分後の時間は?」と言われたら、アナログの方がデジタルよりも感覚的につかみやすくなります。なぜならアナログは「時間の幅」が把握しやすいからです。

スケジュール管理アプリなどのデジタルツールは「今何をすべきか」という「点での視点」を管理しやすい一方で、紙の手帳は「いつまでに何をどうすべきか」という「線や面の視点」を管理するのに向いているのです。

目の前のことをこなしていくだけでは、質の高い時間管理はできません。年単位などの長期的な計画=生き方の計画を日々の生活に取り入れていくのには、紙の手帳が向いています。

自由度が高い

スケジュール管理アプリはもともと書式が制限されているものが多いです。最近は手書きツールも出てきていますが、それはデジタル画面を紙代わりに使っているだけの話です。

紙の手帳もマンスリーやバーチカルなどのテンプレートはありますが、余白にメモや落書きができたり、なんなら線を無視して書き込むこともできます。

そもそも手書きの手帳には「頭の中身をそのままアウトプットする」という側面があります。人の頭の中はきれいに整理整頓されているわけではありませんから、書式が決まっていると、それが制限となって、出るものも出なくなってしまうことがあります。

ですので、文字の大きさ、形、色、絵や図、記号など、頭の中に思い浮かんだものをそのまま、タイムラグがない状態で書き出せるというのはとても大切なことで、紙の手帳ならそれが可能です。

紙の手帳のデメリット

仕事の出来や人生の質を上げるメリットの多い紙の手帳ですが、デメリットももちろんあります。

物理的にかさばる

おそらく、紙の手帳からデジタルツールに移行されたかたは、この理由が大きいのではないでしょうか。どうしても、紙の手帳は書き込みが増えれば増えるほど、大きく分厚くせざるをえません。

使う用途や場所を限定したり、普段使っているバッグの大きさや、自分が許容できる範囲の重さを考えて、使う手帳を選ぶなどの対策が必要です。

使い終わった手帳の処分も悩むところ。捨てるに捨てられず、過去の手帳が山積みになってしまうこともあります。また、個人情報のかたまりともいえますから、捨てるのに気を遣う必要があったりもします。

習慣化が難しい

これはデジタルツールを使う場合にもいえることですが、予定を管理するのはある程度、習慣化が必要になってきます。習慣化の一番の壁は「存在を忘れてしまう」ことです。

スマートフォンなら大概持ち歩いていますし、通知の確認やインターネットを閲覧するなど他のアクションのついでに予定を管理することもできるので、習慣化はそれほどハードルは高くありません。

一方で紙の手帳は、なにかのついでに開くというものではありません。明確な目的がなければ、手帳を開くことすら、難しくなります。

使いこなせない

紙の手帳のメリットである「自由度が高い」ことは、裏を返せば「使い方が無限である」ということです。

手帳で何をしたいのか?がはっきりしていないと、どう使えばいいのか決めることができません。予定を忘れないようにこなしていくだけなら、スケジュール管理アプリで事足ります。

自分に合った紙の手帳の使い方を見極めるには、情報の収集や試行錯誤などで、それなりの時間が必要になります。メリットを感じる前に、使うことを諦めてしまうこともあるでしょう。

スケジュール管理アプリのメリット・デメリット3つ

次に、スケジュール管理アプリについてです。スケジュール管理アプリというと「Googleカレンダー」などが有名ですが、会社によって導入しているツールも違います。個人向けのアプリでも、家族向けのもの、タスク管理に特化したもの、SNSでスケジュール管理ができるものと、多種多様です。

まずはメリットから見ていきましょう。

他人と予定の共有が簡単にできる

紙の手帳とのいちばん大きな違いは「他人と予定の共有が簡単にできる」ことです。一昔前なら、会社なら大きなホワイトボード、家庭ならカレンダーがその役割を担っていましたが、書ける人数や範囲が限られていることや、その場にいないと書けないなどの不便がありました。必要な資料をマグネットで止めていて、ぐちゃぐちゃになるなんてことも。

しかし、スケジュール管理アプリなら、多くの情報を、出先からでも簡単に予定を入れることができます。他部署の動きも把握でき仕事を効率的に進めやすくなります。未確定の予定の日時調整もしやすいです。

また、予定を共有したい人、しない人を選択することもできたり、メールや地図などインターネット上の情報をリンクや共有しておくことも可能です。インターネットやSNSで情報収集をすることが多い人にはとても便利ですね。

始めやすくて続けやすい

紙の手帳だと自分なりの書き方を確立するまで時間がかかります。習慣化ができず「手帳を続けられない」という苦手意識を持っている人も多いです。また、紙の手帳は気に入らないからといって、新しいものにどんどん買い替える、というものではありません。年末に悩み抜いて、それなりのお金を払ったにも関わらず、ほとんど白紙のまま…ということもよく聞きます。

その点、スケジュール管理アプリなら無料で気軽に始められて、気に入らなければすぐに次のものを試せます。また、使い方も直感的で、最初から決まっていることが多いので、悩むことなく、さくさく使い始めることができます。

スマートフォンひとつあればいいので、荷物を少なく軽くしたい人にはもってこいです。

さらに、複数のデバイスから管理ができるのも魅力。同期さえしておけば、仕事用のパソコンからでもプライベートで使っているスマートフォンからでも見ることも、編集することも可能です。手帳を忘れて慌てる、なんてことも避けられます。

スケジュール管理アプリは、それまでの生活に馴染みやすく、紙の手帳よりも続けやすいといえます。

見た目が整い、決めた予定を正しく実行できる

紙の手帳だと、予定の変更や、タスクの順序の入れ替えなどで、その都度、書き直す必要があります。その度に、消しゴムで消したり、二重線を引いたりと、うまく使わないと、見返したときに、なにが正しい情報なのか分からなくなってしまうことも。そもそも自分の字が読めないくらい汚い…という場合も。

スケジュール管理アプリなら、いくら訂正を重ねても見た目が自動的に整い、いつ見ても最新の情報を見ることができます。

また、紙の手帳は自分で開いて確認するしかありませんが、予定の時間になったら通知される「リマインド機能」はデジタルならでは。リマインド機能を用いることで、入れた予定を確実にこなしていくことができるでしょう。分刻みのスケジュールでも安心です。

スケジュール管理アプリのデメリット

気軽さが魅力のスケジュール管理アプリですが、デメリットはどんなものがあるでしょうか?

他人に予定を押さえられることもある

「他人と予定の共有が簡単にできる」ということは、他人があなたの予定を押さえやすい、ということでもあります。

会議の予定が知らない間に入っていて、気づいたときには、すでに変更がきかない状態になっていたということも起こりえます。心情的にも「自分の仕事内容を逐一見られているようでなんかイヤだ」と感じる人もいるでしょう。

電池不足、故障やインターネット環境、デジタルスキルに左右される

いざ出先で確認しようと思ったら、モバイルの電池が切れてしまったり、インターネット環境、故障などが原因で使えない…!これが一番焦ります。

予備のバッテリーを持っておく、バックアップをしておく、同期をしておくなど、日々の管理が必要です。なんなくできるのなら問題ありませんが、自分のデジタルスキルに自信がない場合は、思ったように使いこなせないかもしれません。

アプリにあらかじめ登録されている書式や色、アイコンしか使えないものも多く、入力そのものが面倒、書いた方が早いという場合にもあまり向きません。マンスリーページを見ながらウィークリーを見て…と、ページを並行的に、縦横無尽に使いたい場合にも、そもそも表示できない、画面が小さいなどの不自由を感じることもあるでしょう。

時間に振り回されてしまう

次から次へと予定を入れて、リマインダーの通知のままにこなしていくだけになってしまうと、目の前のことでいっぱいいっぱいになってしまうことがあります。

その結果、時間管理をしているはずなのに「なんだか忙しい」「時間が足りない」と余裕がなくなるという本末転倒な結果になりかねません。

スケジュール管理アプリは、「短期間」でしか、予定を把握することができないので、時間に対して受け身の姿勢になってしまいがちです。中・長期の予定を忘れがちになるので「俯瞰的な視点」が欠けてしまい、締切り間近になって時間がない!ということにもなりかねません。

「時間の流れや幅」を意識しながら、中・長期の計画を立て、主体的に時間を使うには、スケジュール管理アプリは不向きといえるでしょう。

まとめ

紙の手帳とスケジュール管理アプリのメリット・デメリットを簡単に表にまとめてみるとこんな感じです。

紙の手帳スケジュール管理アプリ
携帯性
使い方の自由度×
習慣化のしやすさ×
管理しやすい時間単位当日~1年当日~1ヶ月
情報の共有のしやすさ×
その他の特長スケジュール管理以外にもいろいろな使い方ができる用途に合わせた様々なアプリがある

ご自身が「なにを」「どのように」「どうして」管理したいのかによって、紙の手帳がいいのか、スケジュール管理アプリがいいのかが、変わってくるので、まずはそこから考えてみると、選びやすくなります。

紙の手帳を使ってみたい、でも難しそう…というときはこちらを読んでみてください。

田代 真理
Mari Coaching Room 代表
メンタルコーチ。コーチ歴15年、手帳歴18年。「3つの視点」にフォーカスした自分と周囲を変革するための独自メソッド1on1プログラム「3つの視点コーチング™」と手帳を使ったセルフコーチング・自作テンプレート「大人が整うノート」を提供中です。
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