「気づいたら週末になってた…」をなくす!週間バーチカルで絶対に計画倒れしない1週間の計画を立てる方法・後半

この記事はこんな人にオススメ

「バーチカルってなんか良さそうだけど、いまいち使い方が分からない」

「予定管理以外のバーチカルの使い方を知りたい」

「なんやかんやで気づいたらあっという間に1週間が過ぎている」

「自分がいつ何をしていたかよく覚えていない(くらい余裕がない)」

大人が整うノート  前回に引き続き、『週間バーチカルで絶対に計画倒れしない1週間の計画を立てる方法・後半』です。

週間バーチカルというのはこういうのですね。

バーチカルというのは、「縦」とか「垂直」とかいう意味で、このように1日の時系列が縦方向に並んでいるものをいいます。アポイントや会議など「開始時刻」や「時間の長さ」が決まっているお仕事が多い方が、スケジュール管理によく使っているレイアウトです。

ですので、私は、この週間バーチカルで予定管理をしていません。なにをしているかというと、主に「1週間の計画」と「毎日の計画とタスク管理、記録」として使っています。

前回は、どうして計画を立てるのか、計画を立てる時の考え方、どうして1週間単位なのか、っして、この週間バーチカルで「1週間の計画」を立てる方法の前半部分「その週のタスク(やること)を洗い出す」をやりました。

今回は後半部分 

② 週間バーチカルに書き込む

 をやっていきます。

前半部分を見ていない人はこちらを見てくださいね。

目次

実際にやってみよう

では、やっていきましょう。

前回作ったこちら「1週間のタスク一覧」があります。

タスク管理だけなら、このままでもいいっちゃいいんですけどね。今回はあくまで「計画を立てる」のが目的なので、これをさらにまとめながら、今回はこちらの週間バーチカルを使って、書き込んでいきます。

こちらの週間バーチカルは、無料ダウンロードできますので、試しに使ってみてくださいね。

手順はこんな感じ

① 予定や使えない時間を書き込む

② 左のスペースにタスク一覧を作る

③ その日にやる(つもりの)タスクを書き込む

「予定」と「タスク」って何が違うの?

ここで、「予定とタスクってなにが違うの?」という疑問を持っている方のために、言葉の解説です。

「予定」というのは、スケジュールのことです。主に「他人との約束」で、多くは「時間が決められている=他人との調整が必要」もの。

「タスク」というのは、「やること」です。主に「自分との約束」で、多くは「時間が決まっていない=自分で自由決められるもの」。

だと思ってください。

例えば、「打ち合わせ」は自分以外の人とやるもので、時間も決まっていますから、予定になります。友達と買い物に行くのも、予定です。

一方、一人で買い物に行くのは「タスク」です。他人が関わっておらず、いつ行こうが構いません。

この予定とタスクは、分けて考える必要があります。そして、それを上手にできるのが、この週間バーチカルです。

① 予定や使えない時間を書き込む

話を戻しましょう。

まずは、週間バーチカルに、予定や使えない時間を書き込みます。予定のほか、寝ている時間や、仕事や家事など「タスクを消化できない時間」を最初に消し込んでしまう、という作業です。

まず、起きる時間に横線を引きます。例えば毎朝6時に起きるとしたら、こんな感じですね。日によって起きる時間が違う場合は、その日その日で線を引いてください。

この線より上は、基本予定やタスクは入らないはずですので「その日のメモ欄」として使います。

同じように、寝る時間も書き込みます。毎日23時に寝るとしたら、こうなりますね。この線より下は以下同文。

つぎに、予定を書き込みます。

予定は縦線で書いていきます。開始時間と終了時間まで線を引いて、予定の内容を書いておきます。

「開始時間は分かるけど、終了時間がわからん」という予定も結構あると思うので、そういうときは、「だいたいここらへんかな」というところまで線を引いておけばOKです。

こうすることで、終了時間を意識するようになるので、ダラダラと予定の終了を伸ばしてしまうことも、減ったりしますよ。

ここらへんの線のかき分け方ははまた、どこかでお話したいと思います。

「ここらへんに予定が入りそうなんだよね、決まってないけど」という予定は、今の時点では入れなくていいです。

その予定が決まったら、入れてください。

ここらへんの話は、こちらの記事も参考にしてみてください。

これで① 予定や使えない時間を書き込む が終わりました。

② 左のスペースにタスク一覧を作る

次は「② 左のスペースにタスク一覧を作る」です。

下書きに1週間のタスクと、それにかかる時間が並んでいますので、これを整理しながら、バーチカルの左側スペースに転記していきます。

お使いのバーチカルによっては、この部分がないものもあると思いますので、書きやすいところに書いておいてください。

転記をすることで、もう一度客観的に見直すことができます。もう一度内容や時間を精査しながら、やってみてください。

↑時間を書き入れるのを忘れていたので、後で付け足してます。

転記するときのポイントは「自分なりのルールを決める」です。

ひとつ書き方のルールを決めることによって、タスク一覧がぐっと見やすくなります。

いくつかルールをご紹介しておきますので、自分に合ったルールを採用してみてください。

1,下書き通り上から順番に書いていく

2,カテゴリーに分けて書く

3,優先順位をつけて書く

それぞれ説明します。

「1,下書き通り上から順番に書いていく」はそのままです。思いついた順番にきれいに書き直すだけ。カンタンでお手軽。

「2,カテゴリーに分けて書く」。「仕事」と「プライベート」など、自分が分かりやすいカテゴリーごとにまとめて書く方法です。上下に分けたり、色を変えたりすると、きれいに書けます。

「3,優先順位をつけて書く」。重要なタスクから書いていく方法。やるべきことが先にくるので、目に入りやすくなります。

ここで注意したいのは、このルールにこだわりすぎないことです。ここはあくまで一覧の備忘録にすぎません。ちょっとくらいルール通りにかけなくても、気にしないことが大切です。

どうせ後から付け足したり書き直したりすることになります。今は細かいことは気にしない。ざっくりいきましょう。

③ その日にやるタスクを書き込む

タスク一覧が転記できたら「③ その日にやるタスクを書き込む」に進みましょう。

それぞれのタスクを「何曜日にやるか、もしくは何曜日までにやるか」を決めます。

予定や、タスクにかかる時間などを考えながら、決めていきます。

決まったら、上下どちらかの空いているスペースに書き込みます。私の場合は上に「その日締切のタスク」を下に「その日にやるタスク」を書いています。

決められないものについては今は決めなくて大丈夫です。

そのタスクがこの1週間以内に完了していれば、問題ありません。

例えば「獣医に行く」のは火曜日くらいかな、と思ったら、それを「火曜日」の下のスペースに書き込みます。

「コーチング/ノート固定ページ完成」は1日では終われなさそうなので、「金曜日までに」という締切の意味で「金曜日」の上のスペースに書き込みます。

ここでひとつ注意。

1日のタスクの合計時間が、タスク消費に使える時間を上回ってしまっていないか確認

ざっくり感覚的でいいです。上回ってしまっている場合は曜日を変えるか、来週にまわします。

タスク一覧すべての項目についてこれができたら、完成です。

これで週の初めの週間計画ができました。

この計画に従って今度は週間バーチカルを見ながら、その日1日のやることを管理していくことになります。

まとめ

週間バーチカルで1週間の計画を立てるには手順は以下の通りで、今回は「② 週間バーチカルに書き込む」をやりました。

② 週間バーチカルに書き込む

① 予定や使えない時間を書き込む

「予定」というのは、スケジュールのことで、主に「他人との約束」で、多くは「時間が決められている=他人との調整が必要」もの。
「タスク」というのは、「やること」です。主に「自分との約束」で、多くは「時間が決まっていない=自分で自由決められるもの」。

② 左のスペースにタスク一覧を作る

③ その日にやるタスクを書き込む

でした。

予定とタスクを分けて考えることで、計画は立てやすくなります。計画倒れしやすい方は、一度試してみてくださいね。

田代 真理
Mari Coaching Room 代表
メンタルコーチ。コーチ歴15年、手帳歴18年。「3つの視点」にフォーカスした自分と周囲を変革するための独自メソッド1on1プログラム「3つの視点コーチング™」と手帳を使ったセルフコーチング・自作テンプレート「大人が整うノート」を提供中です。
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